Déterminer le processus décisionnel qui vous convient
Après toutes ces années à traité avec des centaines de clients, nous avons toujours miser sur la transparence, le partenariat long terme, le juste prix et le perfectionnement de notre service pour donner une expérience d'achat des plus agréable et facile pour nos clients. Est-ce que tous les clients avec qui nous avons traité étaient des vétérans de l'organisation événementielle ? Absolument pas. C'Est parfois pour une activité ponctuelle comme un mariage, un anniversaire ou encore pour une première expérience d'une série de plusieurs événements.
Ainsi, nous nous sommes demandé si nous pouvions guider nos clients dans la prise de décision dans un domaine de soumission comme l'événementiel. Comment rendre le processus plus clair et plus facile ?
Nous en sommes venu à la décision de produire des vidéos présentant la méthode que nous proposons à nos clients pour faire leur choix de fournisseur.
1 - Évaluer ses besoins et documentation
Avant de procéder à des demandes de soumission chez des fournisseurs en audiovisuel, vous devez établir vos besoins, ce qui rendra vos demandes beaucoup plus précises et identiques chez chaque fournisseur. De quels services avez-vous besoin pour la réalisation de votre événement ? Faites une liste. Faite parvenir un portfolio de photos, de plan de salle et d'inspiration à votre fournisseur lors de votre demande de soumission. Donnez les spécifications techniques de votre lieu d'événement, de la salle que vous avez loué.
Le plus important et c'est selon nous le plus déterminant lors de l'organisation d'événement, est l'élaboration de votre budget avant votre demande de soumission. N'ailliez pas peur de donner un montant maximal à vos fournisseurs. Ils auront une meilleure idée de vos attentes et pourront vous offrir le meilleur service pour votre budget.
Surtout, n'oubliez pas de demander une soumission chez 3 à 5 fournisseurs différents.
2 - Comparer les soumissions reçues
Déterminez vos limites, vos critères de sélection, les éléments importants et moins importants s'il faut couper dans les soumissions reçues. Préparer vous un classeur Excel comparatif pour comparer les différentes soumissions reçues. N'hésitez pas à donner des notes à vos fournisseurs:
N'oubliez pas que le plus bas soumissionnaire n'est pas nécessairement le meilleur choix pour vous. Il faut prendre en compte plusieurs critères tels que vos valeurs, vos objectifs, vos besoins, votre relation, votre première impression, etc. Votre fournisseur en audiovisuel sera responsable de l'ambiance de votre salle, de votre technique, de diffuser votre message. Il vous faut donc quelqu'un en qui vous avez confiance !
Le chargé de projet de votre fournisseur collaborera avec vous et deviendra un membre de l'équipe. Choisissez bien !
3 - Types de partenariat
Même si votre choix de partenaire est probablement réalisé à cette étape, prenez tout de même le temps de négocier avec lui. Votre fournisseur pourra vous porposer plusieurs rabais sur signature d'une entente long terme ou sur présentation d'un plan de commandite par exemple. Cela vous donnera un meilleur prix et augmentera la rentabilité de votre événement.
Un partenariat long terme avec votre fournisseur vous assurera une augmentation de la qualité de vos événements récurrents et vous offrira un meilleur prix à long terme. La synergie et les habitudes de travail qui se développeront de ce partenariat augmenterons assurément votre expérience avec votre fournisseur.
Quel type de partenaire est MPAV ?
Avec MPAV, vos choisissez un partenaire de confiance, flexible et offrant un service impeccable. en discutant avec nos chargés de projet, vous aurez l'heure juste et pourrez bénéficier du meilleur concept et du meilleur prix pour votre projet.
Nos solutions événementielles adaptées dépasserons vos attentes en respectant votre budget. Nous proposons des soumissions claires et détaillées ainsi que des plans 3D et 2D transmettant notre idée clairement.
Nous offrons des partenariats long terme permetttant l'amélioration continu et un escompte pour vos événements. N'hésitez pas à demander une soumission ou de l'information pour un partenariat de plusieurs événements ou de plusieurs années.